Sistem Filing Noguchi, Manajemen Arsip dari Jepang

Sistem pengarsipan atau penyimpanan arsip yang baik adalah salah satu komponen penting untuk manajemen sebuah kantor agar perusahaan berjalan baik, efektif dan efisien. Dalam melakukan penyimpanan arsip atau dokumen, sistem yang digunakan turut menentukan pekerjaan administrasi yang biasanya menjadi bagian tugas para Office Manager dan Sekertaris ini. Salah satu sistem pengarsipan (filing) terbaik dan popular di Jepang adalah sistem filing Noguchi.

Illutration Image Credit: Google


Sistem pengarsipan modern menggunakan menggunakan media elektronik komputer atau penyimpanan digital pada hard disc atau cloud lebih diutamakan karena menekan penggunaan kertas yang pada akhirnya lebih bersahabat dengan lingkungan dan lebih ekonomis.

Namun, beberapa dokumen seringkali masih membutuhkan hard copy atau versi cetak, dan pada versi cetak inilah sistem pengarsipan Noguchi dapat membuatnya menjadi lebih sederhana namun efektif. Bagaimana cara pengarsipan pada sistem Noguchi dapat membantu menyederhanakan pekerjaan para Office Manager dan Sekertaris?

Sistem Filing Noguchi Murah dan Mudah

Sistem pengarsipan Noguchi adalah sistem penyimpanan dokumen fisik atau cetak yang relatif murah dan mudah untuk dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Amplop cokelat ukuran A4/kuarto/folio, rak, folder (bila perlu), pembatas (bila perlu), pulpen atau spidol cukup untuk melakukan pengarsipan dengan sistem Noguchi.














Illustration Image Credit : Google

Selain relatif murah, sistem pengarsipan Noguchi dari negeri Jepang ini juga mudah untuk dilakukan dan pencarian kembali juga cukup sederhana. Tak hanya itu, dengan sistem filing Noguchi pencarian kembali lebih mudah dan penyortiran frekuensi kebutuhan dokumen dapat terjadi secara otomatis.

Langkah-langkah Pengarsipan dengan Sistem Noguchi

  • Potong atau buang bagian atas amplop cokelat.
  • Pengelompokkan dokumen seperti sistem pengarsipan umum yang dipilih, apakah berdasarkan topik atau perihal dokumen, tahun, abjad atau lainnya dengan label warna
  • Tulis di bagian kanan, bagian luar saat amplop dokumen disusun pada rak, Nama dokumen, topik dan tanggal, bulan serta tahun dokumen tersebut.
  • Susun berdasarkan pengelompokkan.

Setelah itu, ini poin penting pada sistem pengarsipan Noguchi:

  1. Setiap mengembalikan dokumen kembalikan pada sisi paling kiri rak.
  2. Dan setiap kali akan melakukan sortir dokumen yang telah tak dibutuhkan, lakukan dari paling kanan.

Sehingga akan terlihat dokumen-dokumen yang sering anda butuhkan ada di sisi paling kiri dan yang penting meski jarang dibuka ada di sisi paling kanan.

Mudahkan? Pernahkah anda menggunakan sistem pengarsipan Noguchi?